KPI’er, scorecards og dashboards
KPI’er, scorecards og dashboards handler om at gøre særligt vigtige resultater let tilgængelige. Det kan være ledelsen eller medarbejdere, som har brug for et præcist overblik for at kunne forstå den nuværende performance og træffe de rette beslutninger. Intuitive visualiseringer og den effektive formidling af viden gør det lettere for brugerne at reagere. Dermed er der større sandsynlighed for, at organisation lykkes med de aftalte mål.
Skaber stor værdi for brugerne
KPI’er, scorecards og dashboards er en måde at kommunikere data på, som især økonomifunktioner benytter. Fordi det handler om at prioritere den vigtigste information og stille den lettest muligt til rådighed for brugeren, så kan alle dele af organisationen få glæde af at benytte sig af det.
Hvis man gør det på den rigtige måde, så vil man desuden opleve, at KPI’er, scorecards og dashboards vil skabe så stor værdi for brugerne, at de selv vil ønske at få adgang til dem.
På den måde kan det anvendes bredt i hele organisationen til at skabe overblik og fælles forståelse. Dette gælder både for udfordringer og succeser, som andre med fordel kan lære af. KPI’er, scorecards og dashboards kan således bruges som værktøjer til at nå sine mål og til hele tiden at blive bedre til at skabe resultater.
Hvad har størst betydning for at kunne eksekvere strategien?
Information
Beslutningsrettigheder
Motivationsfaktorer
Struktur
Kilde: Neilson, Martin & Powers, Harvard Business Review (2008)
Fokusområder
Data er den vigtigste byggesten til den information, som ifølge Harvard Business Review er nødvendig for at kunne eksekvere strategien. Det er data, som skal bruges til KPI’er – som indgår i både scorecards og dashboards.
KPI’er
Sandheden er, at uanset hvad vi kalder dem, og uanset hvad folk mener om dem, så er KPI’er nødvendige for at vide, hvordan det går. Selvom nogle bruger helt andre begreber som fx ”OKR” (Objectives and Key Results), så er der mange forhold, som vi er nødt til at måle med KPI’er. Selvom visse brugere kan have haft dårlige erfaringer med at blive ”slået i hovedet” med KPI’er, så kan de samme brugere ende med at blive meget tilfredse, blot KPI’erne bruges på den rette måde. Kapacity kan hjælpe dig med at gribe arbejdet med KPI’er rigtigt an.
Kapacitys tilgang til at arbejdet med KPI’er
- Nedbrydning af strategi eller overordnede mål til operationelle mål
- Workshop til prioritering af mål
- Proces for at udvælge de rette KPI’er
– Actionable og relevante KPI’er
– Fremadskuende (leading) og bagud skuende (lagging) - Standard for definition, beregning og dokumentation af KPI’er
- Best practices for targets (målværdier) til KPI’er
– Absolut
– Relativ
– Individuel
– Delt - Best practices for at bruge KPI’er til at skabe transparens
- Diskussion af, hvordan man driver den rette adfærd med KPI’er.
- Vedligeholdelse og governance for KPI’er
Scorecards
Scorecards kan med fordel anvendes til den udvalgte håndfuld af KPI’er, som alle bør kunne udenad. Et scorecard er en kortfattet oversigt over KPI’ernes resultater, som desuden viser, om målværdierne er nået. Dette kan eventuelt være konverteret til en score (deraf navnet scorecard) eller vejet sammen til en samlet ”karakter”. Scoren kan bruges til at sammenligne ledere eller forretningsområder på tværs af deres KPI’er.
Kapacitys tilgang til scorecards
Med udgangspunkt i virksomhedens strategi, værdier og eksisterende KPI’er kan Kapacity føre jer sikkert igennem processen frem mod en scorecard-løsning, som giver et samlet overblik over jeres målopfyldelse.
- Prioritering og udvælgelse af strategiske målsætninger
- Target-setting for scorecards
- Brug af vægte og scoring i scorecards
- Visualisering af KPI’er for effektiv kommunikation af data
- Design af scorecards
- Design, implementering og træning i opfølgningsproces for scorecards
- Diskussion / workshop angående
– Sammenhæng imellem scorecards og management by objectives
– Sammenhæng imellem scorecards og medarbejderudviklingssamtaler
– Sammenhæng imellem scorecards og forskellige incitamentsordninger – fx aflønning, bonus eller forfremmelse - Kommunikationsøvelse for at sikre accept i forbindelse med introduktion af scorecards
Vi anbefaler Power-BI til KPI’er og Scorecards.
Dashboards
De bedste dashboards skaber overblik over større forretningsområder på en måde, som normalt ville fylde en længere rapport. Ved at kondensere og visualisere KPI’erne præsenteres de på en sådan måde, at man med det samme kan se, hvor der er performanceudfordringer, som kræver handling.
Et dashboard har plads til flere KPI’er end et scorecard, og KPI’erne viser den ”rå”, ufiltrerede performance. Her kan du både få overblik over alt fra målopfyldelse, historisk udvikling, fremtidig trend, benchmaking og meget mere. Dashboards giver en bedre mulighed for at forstå komplekse sammenhænge og undgå at fokusere for ensidigt på enkelte KPI’er.
Kapacitys tilgang til dashboards
- KPI-kortlægning med udgangspunkt i strategiske, taktiske og operationelle mål
- Bruger-kortlægning – herunder ansvarsområder på afdelings- eller team niveau
- Target-setting for dashboards
- Visualisering af KPI’er og dashboard-design
- Design, implementering og træning i opfølgningsproces for dashboards
- Kommunikationsøvelse for at sikre accept i forbindelse med introduktion af dashboards
