Projekbeskrivelse

Krifa når nye datahøjder med et moderne Data Warehouse

Med et moderne Data Warehouse baseret på nyeste teknologi kan Krifa nu træffe endnu bedre beslutninger på baggrund af en fælles datavirkelighed.

Et utidssvarende BI-system

Business Intelligence var som værktøj ikke nyt i Krifa. Igennem mere end 10 år blev der anvendt et andet rapporteringsværktøj. Rapporterne, der lå på denne platform, var i virkeligheden gode nok og opfyldte som sådan også et behov. Platformen var dog stadig en kilde til frustration i store dele af organisationen. Den var nemlig for besværlig, når det kom til at opdatere, oprette nye rapporter og samle data fra flere kilder. Krifa ønskede langt mere fleksibilitet og automatisering, end den daværende løsning kunne tilbyde.

Vi havde et stort ønske om et mere fleksibelt system, hvor man på en lettere og mere automatiseret måde kan opsamle data og få genereret rapporter og statistikker med skarpe og accepterede definitioner, som lever op til en bestemt kvalitet.

Per Balsløw Østergaard, IT-projektleder hos Krifa

Nyt, tidssvarende Data Warehouse

Krifa havde et utidssvarende Data Warehouse-system, som kun indeholdt en del af de data, man ønskede at rapportere på. Derfor blev der anvendt andre værktøjer, såsom Excel, til at hente og bearbejde data fra de dataøer, der var etableret igennem årene. Det gjorde det svært for dem at få overblik over deres data.

Krifa ønskede således at gøre meget mere med de data, de havde liggende. Dette var bl.a. data såsom statistik på medlemsdata, gennemløbstider på sager, fravær, økonomidata og medlemsdata, som de ønskede at sammenstille til diverse statistikformål. Ligeledes har der været afholdt møder for at sikre de indsamlede data overholder GDPR-lovgivningen.

Krifa havde tidligere fået en forsmag på samarbejdet med Kapacity gennem en mindre case. Derfor valgte de Kapacity til at hjælpe dem i deres ønske om et bedre BI-system.

Der er blevet etableret en Microsoft-løsning i Azure, der består af en række services til at opbygge tre miljøer; et udviklingsmiljø, et testmiljø og et produktionsmiljø, som er illustreret til højre. Løsningen er bygget op om et framework, som Kapacity har udviklet med henblik på en ensartet arbejdsmetode, ensartet kvalitet og heraf hurtigere udviklingstid. Den er bygget som en PaaS (Platform as a Service) løsning i Azure.

Løsningen udstiller et fælles sæt dimensionstabeller på tværs af de enkelte forretningsområder, hvilket gør det muligt for Krifas forretningsbrugere at udarbejde forespørgsler på tværs af områder.

Hør mere om PaaS og andre Cloud-løsninger.

Får syn for sagen

Den nye løsning understøtter dermed Krifas medarbejdere og i særdeleshed ledelsen i at træffe mere datadrevne beslutninger.

Krifa har et hav af data, og derfor giver det stor værdi, at opsamlingen af disse er blevet automatiseret. Det gør det nemt for Krifas medarbejdere at lave rapporter og dashboards i Power BI, som på en let og intuitiv måde giver indsigt i organisationen. Derudover er det nu muligt at fremstille komplicerede data fra mange forskellige systemer på en lettere og mere overskuelig måde. Dermed kan udviklingstendenser spores i tide og ageres på mere proaktivt end hidtil.

Den nye løsning skaber et fælles datagrundlag, hvor sandheden samles ét sted. Det vil bl.a. sige, at forskellige begreber lægges fast og anvendes ens på tværs af organisationen. Det fælles datagrundlag skal være med til at skabe indsigt og nysgerrighed til gavn for medarbejdere, medlemmer og samfundet. Dermed lettes presset på Krifas BI-team på samme tid. På sigt er det meningen, at værdiskabelsen skal realiseres direkte af Krifas egne folk.

Løsningen har skabt en forventning blandt medarbejdere og chefer i hele organisationen.

Vi bliver en langt mere datadreven virksomhed, hvor vi bedre kan følge op på, hvad der giver værdi og gør os i stand til at træffe bedre beslutninger.

CEO hos Krifa

Nye muligheder med Machine Learning

Data fra Krifas nye Data Warehouse bruges til at berige en Customer Churn Prediction – en medlemsfrafaldsanalyse, der bygger på Machine Learning. Der er i fællesskab med Kapacity udviklet en kompleks beregningsmodel, som skal være med til at forudse, hvilke medlemmer der er mest tilbøjelige til at forlade Krifa. På denne måde er deres nye Data Warehouse med til at skabe yderligere indsigt i det enkelte medlem. Løsningen sættes i produktion primo april.

Customer Churn

Teknologi som Machine Learning – f.eks. baseret på Microsoft og open source-teknologier – gør det muligt at identificere potentielle “churners”. Teknologien, som bliver mere og mere tilgængelig, kan hurtigt og med stor statistisk sikkerhed fortælle dig, hvilke dele af din kundegruppe som er i risikogruppen for at forlade dig – det giver dig din helt egen krystalkugle.

Læs mere om Customer Churn

Frigiver tid til andre opgaver

Den nye løsning skaber således mere fleksibilitet og et fælles datagrundlag, som er med til at frigøre tid hos medarbejderne hos Krifa. Nedenfor listes nogle konkrete punkter, hvor der allerede ses en besparelse på tid (det reducerede tidsforbrug er et vurderet skøn fra Krifa).

Økonomirapporter

Med Krifas nye BI-løsning slipper controllerne for at udarbejde et kvartalvist regneark på opfølgning af budgetter over de enkelte afdelinger, hvilket ca. tog 16 dage om året, som controllerne nu kan bruge på noget mere værdiskabende for organisationen. I dag kan ledelsen gå ind og se tallene på daglig basis, når de har brug for det.

Salgsrapporten

Tidligere skulle der trækkes data fra deres ældre BI-system, hvorefter der skulle bruges en del tid på at konvertere data i en Excel-rapport. Ligeledes fulgte der tidligere en længere kommentering af data i et særskilt Word-dokument. I dag sparer Krifa 1-2 dage om måneden alt efter, om der skal laves kommentering.

BI-teamet leverer også en række andre værdiskabende rapporter, der frigiver tid hos controllere samt ledelse.

Konstruktivt samarbejde

Der har været et gensidigt professionelt samarbejde mellem de to parter.

”Kapacity er en professionel leverandør, der ønsker at gå langt for at hjælpe Krifa med at nå deres mål gennem konstruktivt samarbejde og dialogbaseret tilgang. Kapacity udfordrer gerne Krifa, hvis behovet ikke er muligt at løse inden for en rimelig økonomisk og funktionel ramme. Samarbejdet er ikke slut, men minimeret i takt med at Krifas egne medarbejdere får opbygget kompetencer,” fortæller Per Balsløw Østergaard.

Hvem er Krifa?

Krifa er en arbejdslivsbevægelse, som vil skabe god arbejdslyst for mennesker og påvirke arbejdspladser og samfundet i retning af bedre arbejdslyst. Med sine 190.000 medlemmer er Krifa i dag den fjerdestørste a-kasse og fagbevægelse i Danmark.

Krifa blev stiftet i Randers i 1899. De flyttede i 2012 til Krifa Aarhus, som huser direktionen og en række centrale funktionsområder såsom a-kassesekretariat, juridisk afdeling, økonomi, salg og kommunikation.

Læs mere på Krifas hjemmeside

Hør Per Balsløw Østergaard fortælle om Krifas løsning

Vil du i gang? Det vil vi også

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder: Udfyld formularen eller tag fat i Søren – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Søren Toft Joensen
Partner & CCO
+45 26 30 90 01
stj@kapacity.dk