Business Intelligence (BI) Governance

Skab de rette forudsætninger for, at din løsning bliver ordentligt forankret i din organisation – så den skaber værdi på kort, mellem og lang sigt

BI Governance sikrer, at du får værdi af din teknologiske investering. Først og fremmest handler digital transformation om mennesker – og uden at have dem med på rejsen, er der en stor chance for, at din nye og toptunede dataplatform ikke skaber værdi i det lange løb. Med den rette BI Governance vil din løsning blive korrekt forankret, så den skaber værdi – også i det lange løb.

Hvad er BI Governance, og hvorfor er det vigtigt?

BI Governance refererer til de strategier, processer og værktøjer, der gør det muligt for din organisation at opretholde og maksimere værdien af dit BI-projekt – samtidig med, at den nødvendige datasikkerhed er til stede.

BI Governance har med mennesker og processer at gøre. Hvis man ikke giver menneskerne adgang til den rette teknologi, beskriver arbejdsgangene og styrer hvem, der gør hvad, ender man i sidste ende med rodede og mangelfulde arbejdsprocesser. Vi ved, at der ligger en kæmpe investering i en ny dataplatform. Lad os sammen sørge for, at den bliver brugt som ønsket – og fortsætter med det hver dag.

Udfordringer ved manglende BI Governance

Hvis du ikke har din BI Governance på plads, risikerer du højst sandsynligt at støde på nogle af nedenstående udfordringer i din hverdag:

  • Manglende tillid til fremstillede data

  • Personafhængige arbejdsgange

  • Uenighed om hvilken rapport, der er den seneste version

  • Rapporter og dashboards ligger spredt i mailbokse, på netværksdrevet eller intranettet og bliver stokastisk opdateret

  • Ældre, inkonsekvente og komplicerede datakilder

  • Uenighed om definitioner bag tallene i en rapport

  • Få eller ingen besidder kompetencerne til at bruge teknologien – eller omvendt er medarbejderne overkvalificerede ift. teknologien, der stilles til rådighed

Er der en nem løsning på ovenstående?

Hvis der var en nem løsning, så var den blevet implementeret for længe siden (og brugt oftere). Men der er en løsning, og den kræver disciplin. BI Governance kræver nemlig, at man tager fat om nældens rod og får fastlagt, hvordan man arbejder med:

  • Teknik – hvilke værktøjer skal vi anvende til at udvikle rapporter, distribuere dem og konsumere dem
  • Organisation – hvem kan og skal anvende hvilke værktøjer (og især hvem skal ikke)

  • Proces – hvordan skal vi anvende værktøjerne til udvikle, distribuere og konsumere

Hvad vi har fundet er, at disse tre elementer er vævet ind i hinanden, og at udfordringerne opstår, når man ikke sikrer balancen mellem disse. Kaosset på et netværksdrev opstår bl.a., fordi man har teknikken til rådighed, men man har ikke givet retningslinjer for eks. navngivning af mapper eller begrænset retten til at oprette mapper.

Tvivlen om hvem der har den senest opdaterede rapport er desuden skabt, da processen for konsumering ikke er synlig eller ganske simpelt ikke eksisterende.

Et rammeværk til en løsning

Vi har i Kapacity lavet et rammeværk, som adresserer mange af de udfordringer, der er opstået eller kan opstå ifm. udrulning af en ny dataplatform i en organisation. Rammeværket skal til for, at jeres dataplatform kan stå på mål for den vision, I har for brugen af BI i organisationen.

Nedenstående eksempel tager udgangspunkt i udrulning af en ny teknologi i en organisation.

Teknik

Vi kortlægger løbende den funktionalitet, der er til rådighed i teknologien og kategoriserer den, så den passer til et generisk sæt af roller med hver sine ansvarsområder.

Proces

Vi har specificeret mange af de processer, vi ser som fundamentale for at sikre en god styring. Sagt på en anden måde; de arbejdsgange, der er nødvendige for at undgå rodet, skal beskrives og vises, så brugerne kan følge dem. Og teknikken skal understøtte arbejdsgangen så godt som muligt, så det bliver nemmere at følge processen end at ”skyde genvej” og lave rod.

Organisation

De generiske roller, vi har defineret, skal tilpasses jeres organisation, så vi overfor brugerne benytter os af det sprog og de termer, som allerede benyttes internt (såfremt de findes). Denne tilpasning er også med til at sikre, at der fremstår en genkendelighed, som favner både drift, udvikling og anvendelse af BI.

Hvis du synes, at det bider sig selv i halen, når vi skriver, at tekniske elementer kategoriseres ift. roller i organisationen, som skal følge de processer, der beskriver hvor og hvornår, man skal anvende de tekniske elementer, så er du på rette spor.

Et vellykket dataprojekt, som bliver ordentligt forankring i organisationen, handler om balancen mellem disse tre elementer. Omfavner du ikke alle tre, opnår du ikke en optimal styring og risikerer at ende med en rodet arbejdsgang fyldt med gode intentioner og leverancer, der ikke er til at finde hoved og hale i.

Vi kan hjælpe fra start til slut

Vi ved, at det er en kæmpe investering på mange områder at implementere en ny dataplatform. Derfor er det vigtigt, at jeres BI Governance er på plads for, at løsningen skaber værdi – på kort, mellem og lang sigt.

Er du på vej ind i et nyt BI-landskab og ”gerne vil gøre det rigtigt denne gang”, så er det altså værd at bruge tid på BI Governance. Kan du nikke genkendende til situationen i dit BI-landskab, og har brug for og lyst til et kærligt (ind-)spark, så ræk ud – vi kan hjælpe dig fra start til slut med både teknikken og det organisatoriske løft.

Vil du vide mere om BI Governance?

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder: Udfyld formularen eller tag fat i Søren – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Søren Toft Joensen
Partner & CCO
+45 26 30 90 01
stj@kapacity.dk