Det skal du vide om RPA i økonomifunktionen

Hvad er RPA helt præcist? Giver det mening at implementere RPA i din afdeling? Og hvad kræver det for at komme i gang? Læs med her og bliv klogere på et af tidens store buzzwords.

Af: Helle Kristina Løngreen

15. maj 2020

RPA – eller Robotic Process Automation – kan løse mange af de manuelle, transaktionstunge opgaver, der er forbundet med økonomifunktionen, så medarbejdere i højere grad kan bruge tiden på prædiktive analyser, intelligente fremskrivninger og meget andet.

Indenfor økonomifunktionens bliver RPA brugt til blandt andet procesoptimeringer af operationelle arbejdsopgaver. RPA er i mange virksomheder stadig kun blevet ved tanken eller er i er pilot-stadie, og det kan være svært at overskue mulighederne med de nye teknologier.

I dette blogindlæg vil vi komme med inputs til nogle af de overvejelser, der går forud for beslutningen om at implementere RPA, samt hvad du som virksomhed skal være opmærksom på, når robotterne er sat i drift. I indlægget finder du også en simpel test, som giver en indikation af, om din opgave af egnet til RPA.

Men først lidt om, hvad RPA egentlig går ud på.

Hvad er RPA?

RPA understøtter arbejdsopgaverne og indføres typisk som supplement til arbejdsopgaver med høj grad af manuel håndtering, der samtidig er transaktionstunge.

Forsimplet sagt kan RPA bruges af økonomifunktionen, helt eller delvist, dér, hvor man ønsker at:

  • Reducere eller helt fjerne den menneskelige indsats
  • Reducere fejl og forbedre kvalitet
  • Effektivisere og accelerere aktiviteter
  • Eller frigøre tid til mere værdiskabende arbejde for medarbejdere

Selvom vi siger robotteknologi, er det vigtigt at bemærke, at det ikke er en fysisk robot, der kommer til at erstatte medarbejderne på kontoret. Det er derimod et stykke software, der installeres på en PC eller i et virtuelt-servermiljø, eller tilgås via en cloud-service hos den respektive teknologi-udbyder. Softwaren fungerer som supplerende arbejdskraft til medarbejderne – lidt ligesom at have en personlig assistent, der hjælper med de mange, tilbagevendende og regelbaserede opgaver trin-for-trin.

RPA kan funktionsmæssigt sidestilles med en Macro i Excel eller Word, hvor medarbejdernes handlinger kan optages og efterfølgende afspilles uden medarbejderens indblanding. RPA fungerer på samme måde, dog er RPA uafhængi af teknologi og kan genskabe handlinger på tværs af systemer og udføre dele af opgaverne, såsom at hente-kopiere-indsætte data, åbne-lukke systemer/dokumenter/filer og bearbejde-distribuere information.

RPA har funktioner, der gør det muligt at håndtere data i og mellem flere applikationer og kan f.eks. modtage en e-mail, der indeholder en faktura, udtrække dataene og derefter indtaste dem i et bogføringssystem. For virksomheder, der modtager mange fakturaer via e-mails, hvor det ikke er muligt ændre denne metode, kan der være mange timer at spare for medarbejderne, der manuelt håndterer disse.

Hvornår giver RPA mening?

Hverdagen for økonomiafdelingen er forbundet med mange transaktionstunge arbejdsopgaver, der gentages dag-for-dag, uge-for-uge, måned-for-måned, og ofte er det vanens magt, der er årsag til, at det ikke prioriteres at ændre måden, hvorpå opgaverne løses.

Det vi skal huske på er, at arbejdsopgaverne ofte også er personafhængige og samtidig hænger sammen i den samlede kæderække af tilbagevendende opgaver i hele økonomiafdelingen. Derved bliver manuelt håndterede arbejdsopgaver en flaskehals og tommelfingerreglen bør derfor være at; ”hvis det kan automatiseres – skal det automatiseres”!

Men nu handler det desværre ikke bare om at implementere et stykke software, og så er alt meget bedre i morgen. Det kræver en fokuseret indsats og dedikerede ressourcer at indføre RPA i afdelingen og forståelse for hvilke arbejdsopgaver, der er bedst egnede til RPA.

Overordnet set, er en opgave egnet til RPA hvis følgende forhold er til stede:

  • Meget manuel og gentagende
  • Regelbaseret
  • Lav grad af undtagelser
  • Høj volumen
  • Moden og stabil proces

Men der er også andre faktorer, der spiller ind, såsom datatyper, systemer, IT-opgraderingsplaner, ressourcebesparelser og generelle omkostninger forbundet ved indførelsen af RPA.

Tag testen her og få en indikation af, om din arbejdsopgave er egnet til RPA.

Det er værd at bemærke, at RPA ikke behøver erstatte hele arbejdsopgaven fra a-z. Det kan sagtens vise sig, at det kun er dele af opgaven, som RPA tager over på, så det derved bliver et aktivt samarbejde mellem medarbejderen og RPA.

Faktisk vil en dybdegående analyse af end-to-end arbejdsprocesserne ofte vise, at der skal flere metoder i brug, og at det ikke er muligt at afvikle hele flowet uden menneskelig involvering.

RPA-software har desuden begrænsninger, når det kommer til at arbejde med data og information, der ikke er elektronisk, hvilke typisk gør sig gældende for ”undtagelser til hovedreglen” eller dér, hvor medarbejderen foretager en eventuel subjektiv vurdering i løsning af opgaven.

Det er derfor vigtigt at få lavet en kategorisering og prioritering af de opgaver, der er egnet til RPA, så I kommer godt fra start. Kontakt os her, hvis I ønsker mere information herom.

Hvad sker der, når RPA er i hus?

De fleste robotter kan kun afvikle én proces (opgave) ad gangen, så for at få det fulde udbytte af de indkøbte robotter skal der fokuseres på antal arbejdstimer mere end antal processer og robotter. Det kræver omhyggelig planlægning af robottens tid for at sikre, at rækkefølgen i afvikling af processen dels hænger sammen med andre afledte og afhængige opgaver, og dels sikre at de vigtigste opgaver løses først.

Den positive side af dette er dog, at robotten, i modsætning til medarbejderne, sagtens kan arbejde 24/7, så længe det er nøje planlagt ift. den menneskelige involvering.

I de tilfælde, hvor RPA indføres direkte på en PC, er de vigtigt at huske på, det altid er forbundet med risikoen for et teknisk brud eller opdateringer på de systemer, robotten arbejder sammen med. Sker dette ukontrolleret eller uventet, vil robotten gå i stå, og arbejdsflowet bliver brudt.

Husk på, RPA skal individuelt re-programmeres, hver gang der sker ændringer på systemerne!
Det er derfor vigtigt at få RPA tænkt ind i virksomheden generelle IT-drifts- og vedligeholdelses-procedurer. Denne typiske risiko ved PC-installerede robotter bør desuden få virksomhederne til at overveje at indføre dem på en centraliseret server, hvorved robotterne kan kodes om på én gang for dem, der er påvirket af de respektive opdateringer.

Udover den IT-tekniske planlægning, er det også værd at overveje at lade robotternes arbejdsopgaver afspejles i den generelle ressource- og opgaveplanlægning i økonomiafdelingen.
Da vi jo til at starte med sidestillede disse ”software-robotter” med ”personlige assistenter”, er det vel også fair at sige, at de i et vist omfang indgår i den samlede ressourcepool for økonomiafdelingen.

Det er som minimum vigtige at få dem anført på diverse opgavelister og planer, dér hvor de har en aktiv rolle i opgaver med skarpe deadlines, såsom månedsafslutnings- og rapporteringsopgaver.

At indføre RPA åbner generelt op for en snak omkring governance, når en virksomhed vælger at tage dem i brug; der skal være styr på og enighed om, hvad de kan, skal og må, hvordan og hvornår!

RPA og fremtiden

Ifølge Gartner vil anvendelsen af RPA i økonomifunktionens arbejdsprocesser stige væsentligt over de næste 2 år, og mange robotsoftware-leverandører arbejder benhårdt på at forbedre og udvikle deres teknologi og platforme.

Trenden er at få inkorporeret AI-funktionalitet, herunder machine learning-algoritmer, så robotterne ikke alene følger deres programmering, men også bliver smartere og over tid kan afhjælpe flere ad de trin, der i dag er afhængig af menneskelig involvering. Denne kombination af RPA og AI bliver kaldt ”SPA”, Smart Process Automation.

RPA for økonomiafdelingen er derfor, som vi ser det, ikke længere et spørgsmål om at frigive ressourcer på de operationelle arbejdsopgaver, men helt klart også et boost i økonomifunktionens generelle digitale rejse, og vil på sigt supplere controllers, business analysts og business partners i deres arbejdsopgaver.

Dermed kan RPA understøtte medarbejdernes individuelle kompetenceudvikling i arbejdet med prædiktive analyser, intelligente fremskrivninger, handlingsorienteret risikostyring og meget mere.

Hør mere om mulighederne med AI og Machine Learning.

Del på

Andre blogindlæg du måske vil finde spændende

2021-06-17T11:02:56+02:00
Go to Top