For at det kan lykkes, skal forudsætningerne være på plads. Det skal være teknisk muligt at få styr på det (i værkstedet skal der være en tavle, kroge, holder mv.), der skal være en plan for at kunne gøre plads til en ekstra skruetrækker eller udskifte en eksisterende, og så skal alle brugere vide, at man hænger det pænt på plads igen efter brug og fortæller, når man har taget den sidste skrue.
Hvad har det med BI at gøre?
Fællesnævneren for min beskrivelse af et værksted og BI er, at man har med mennesker og processer at gøre. Hvis man ikke giver dem adgang til den rette teknologi, beskriver arbejdsgangene og styrer hvem, der gør hvad, ender man med en rodet og mangelfuld værktøjsvæg.
I BI-verdenen svarer det til, at rapporter og dashboards ligger i mailbokse, på netværksdrevet eller på intranettet og er stokastisk opdateret. Arbejdsgangene er personafhængige, og der er tit uenighed om, hvad der er seneste version og ikke mindst stor uenighed om definitionerne bag tallene i en rapport.
Er der så en nem løsning?
Hvis der var en nem løsning, så var den blevet implementeret for længe siden (og brugt oftere). Men der er en løsning, og den kræver disciplin. Løsningen er Governance, og det kræver, at man tager fat om nældens rod og får fastlagt, hvordan man arbejder med:
- Teknik – hvilke værktøjer skal vi anvende til at udvikle rapporter, distribuere dem og konsumere dem
- Organisation – hvem kan og skal anvende hvilke værktøjer (og især hvem skal ikke)
- Proces – hvordan skal vi anvende værktøjerne til udvikle, distribuere og konsumere
Hvad jeg har fundet er, at disse tre elementer er vævet ind i hinanden, og at rodet opstår, når man ikke sikrer balancen mellem disse. Kaosset på et netværksdrev opstår, fordi man har teknikken til rådighed, men man har ikke givet retningslinjer for eks. navngivning af mapper eller begrænset retten til at oprette mapper.
Tvivlen om hvem der har den senest opdaterede rapport er skabt, da processen for konsumering ikke er synlig eller ganske simpelt ikke eksisterende.
Et rammeværk til en løsning
Vi har i Kapacity lavet et rammeværk, som adresserer mange af de udfordringer, der er opstået eller kan opstå ifm. udrulning af Power BI i en organisation.
Teknik
Vi har kortlagt den funktionalitet, der er til rådighed i Power BI-universet og kategoriseret den, så den passer til et generisk sæt af roller med hver sine ansvarsområder.
Proces
Vi har specificeret mange af de processer, vi ser som fundamentale for at sikre en god styring. Sagt på en anden måde; de arbejdsgange, der er nødvendige for at undgå rodet, skal beskrives og vises, så brugerne kan følge dem. Og teknikken skal understøtte arbejdsgangen så godt som muligt, så det bliver nemmere at følge processen end at ”skyde genvej” og lave rod.
Organisation
De generiske roller, vi har defineret, skal tilpasses jeres organisation, så vi overfor brugerne benytter os af det sprog og de termer, som allerede benyttes internt (såfremt de findes). Denne tilpasning er også med til at sikre, at der fremstår en genkendelighed, som favner både drift, udvikling og anvendelse af BI.
Hvis du synes, at det bider sig selv i halen, når jeg skriver, at tekniske elementer kategoriseres ift. roller i organisationen, som skal følge de processer, der beskriver hvor og hvornår, man skal anvende de tekniske elementer, så er du på rette spor.
Omfavner du ikke alle tre, opnår du ikke en optimal styring og risikerer at ende med et rodet værksted fyldt med gode intentioner og leverancer, som kan opsummeres således:
Måneds_Report_version2.a_test_MSH – latest
Er du på vej ind i et nyt BI-landskab og ”gerne vil gøre det rigtigt denne gang”, så er det værd at bruge tid på governance. Kan du nikke genkendende til situationen i dit BI-landskab, og har brug for og lyst til et kærligt (ind-)spark, så ræk ud – vi kan hjælpe dig fra start til slut.
Bliv klogere på Business Intelligence, Microsoft Power BI eller overvej et introduktionskursus til Power BI.