Se vores bud på, hvorfor mange gode BI-løsninger ikke bliver brugt – og undgå, at investeringen i din egen BI-løsning ikke er spildt på forhånd.

Diagnoserne kan være mange, når man oplever, at den rapport- eller analyseleverance, BI-teamet har leveret til brugerne, slet ikke bruges i det omfang, man forventede – især når ”det var forretningskritisk”, at netop den løsning blev prioriteret og leveret.

Der kan være historik og kulturelle forhold, som ligger bag en manglende brug af en konkret BI-leverance. Det kan handle om, hvem der driver kravspecificeringen, og hvilket samarbejde man har med ledelsen i det forretningsområde, man har lavet leverancen til.

Der kan også være konkrete mangler i løsningen i forhold til, hvad forretningen egentlig havde brug for – du kan læse om eksempler her: læs også artiklen om ”fra data til BI-løsning”.

Grundlæggende er der dog tre hovedproblemstillinger, som vi ofte møder hos virksomheder, hvor databehovet er stort, men de BI-løsninger som stilles til rådighed alligevel ikke rigtig bruges:

  • Ledelsesmæssigt sponsorskab
  • Uddannelse & support
  • Organisatorisk modning

Ledelsesmæssigt sponsorskab

Den største enkeltårsag til, at en BI-løsning aldrig rigtig kommer til at betyde det for virksomheden, som den kunne, er ledelsesmæssigt sponsorskab. De bedste BI-løsninger tager udgangspunkt i forretningens strategi, og understøtter denne med relevante målepunkter, så både medarbejdere og ledelse kan fokusere på det, der er relevant for at nå strategien. Ejerskabet for strategien ligger hos ledelsen, og det samme bør ejerskabet for en BI-løsning gøre.

For både topledelsen og områdeledere betyder det, at de strategiske mål skal nedbrydes og oversættes til nøgletal, som BI-løsningen så kan bruges til at vise. De konkrete spørgsmål, BI-løsningen tager udgangspunkt i, bliver så:

  • Hvordan vil jeg styre mit forretningsområde, så jeg når strategien?
  • Hvordan definerer og formidler jeg de nøgletal, jeg vil styre med?
  • Hvad ønsker jeg, at mine medarbejder skal gøre med dem?

Uddannelse og support

Hvis løsningen som sådan indeholder de relevante målpunkter og er forankret hos ledelsen, så kan manglende udbredelse af en løsning også skyldes, at brugerne mangler introduktion til formålet med løsningen og tilstrækkelig uddannelse til at kunne anvende den i hverdagen. Samtidig repræsenterer en BI-løsning måske noget nyt for medarbejderne på samme måde, som en forretningsstrategi kan være udtryk for en ny drejning af virksomheden, så et introduktionskursus er måske ikke nok, og så kommer support setuppet ind i billedet. Brugerne skal have mulighed for at stille spørgsmål og få hjælp til detaljerne, også selvom det ikke er egentlige IT-fejl i løsningen, de har problemer med. For at sikre sig at brugerne kan bruge BI-løsningen, kan man med fordel spørge sig selv om:

  • Hvordan sikrer jeg, at medarbejderne har de nødvendige funktionelle og forretningsmæssige kompetencer til at navigere i løsningen?

  • Hvordan sikrer jeg, at medarbejderne ikke bare gør, som de plejer?
  • Hvordan sikrer jeg, at medarbejderne får den hjælp, de har brug for?

Organisatorisk modning

Alle der arbejder med BI taler om, at BI ikke er et projekt, men en rejse – og på mange måder er det organisatorisk modning, der menes, når forventningen er, at området konstant vil udvikle sig. Alle organisationer har et data modenhedsniveau; er det en stor organisation, kan det svinge meget fra afdeling til afdeling, hvilket man bør tage udgangspunkt i, når et BI-roadmap planlægges. Da forventningen fra de fleste organisationer er, at alle medarbejdere skal ende med at bruge data som en integreret del af deres arbejdsdag, ja så betyder det også, at der er en opgave med at udvikle organisationens brug af data over tid. Ambitionsniveauet skal sættes der, hvor barren kan løftes løbende, og det er BI-organisations opgave at hjælpe og støtte med inspiration og eksempler på forretningsværdi ved dataanvendelsen, så kulturen bevæger sig mod at være datadreven.

Måske kunne det her også være interessant for dig: