Dialogen mellem databrugerne og BI-afdelingen kan til tider være vanskelig, og det er ikke altid, at brugerne føler, at de har den BI-løsning, de skal bruge. Vi giver dig her opskriften på, hvilke behov der skal afdækkes, så man sikrer, at brugerne får netop den BI-løsning, de har drømt om.

Kravspecificering af en BI-løsning er en selvstændig disciplin for et BI-team, og ofte kræver det en del øvelse at fange alle dele af forretningens behov og dermed levere en fuldt fungerende BI-løsning.

I Kapacity har vi tit mødt virksomheder, hvor BI er synonym med dataudtræk. Disse kan være lavet af en BI-afdeling og leveres med faste intervaller til brugerne, eller de kan udarbejdes af brugerne selv, som så har direkte adgang til at lave udtræk fra de relevante kildesystemer.

I forhold til den opgave, brugerne skal løse med brug af data, er der dog meget ofte adskillige skridt, data skal igennem fra de rå dataudtræk og til brugernes opgave er løst. I overskrifter er der grundlæggende tre områder, hvor en rigtig BI-løsning adskiller sig fra et dataudtræk:

  • Andre datagrupperinger – jeg skal selv opdele data i de grupperinger, jeg har brug for
  • Andre datasammenstillinger – jeg skal selv sikre, at de forskellige dataudtræk kan sammenstilles
  • Anden visuel visning af data – jeg skal selv omdanne data til det budskab, ledelsen skal have
Fra data til BI-løsning

Andre datagrupperinger

Brugerne har ofte brug for at analysere eller rapportere i andre grupper end de inddelinger, som kildedataudtrækket bliver leveret i. Det kan f.eks. være ordredata, som leveres som en lang liste af transaktioner, hvor brugeren har behov for at analysere, hvordan data fordeler sig på produktgrupper, salgsregioner eller kundesegmenter. Data skal derfor inddeles og summeres i de relevante grupperinger, før brugeren er i mål med sin analyse.

Andre datasammenstillinger

Det klassiske eksempel på datasammenstillinger, som brugere har brug for at lave, før de kan nå til deres endelige rapportering, er sammenstilling med data fra tidligere perioder. Hvis de udtræk, man får leveret eller laver selv, er øjebliksbilleder, så kan det være nødvendigt for brugerne, at de selv gemmer historik fra tidligere perioder, som de så kan anvende i forbindelse med udarbejdelse af en trend for en udvikling i f.eks. ordreindgang. Et andet eksempel, som Kapacity også ofte møder, er brugere, som selv må kombinere data fra et system med data fra et andet for at få lavet den rapporteringslogik, som de skal bruge for at analysere det, de har brug for.

Anden visuel visning af data

Mange analytikere laver input til specifikke rapportpakker, som leveres til ledelsen f.eks. på månedsbasis. Dette er typisk i et helt fast visuelt format, og rigtig mange gentager hver periode processen med at transformere et dataudtræk til dette faste format f.eks. i PowerPoint eller PDF, som sendes ud. Tæller man op i en større virksomhed, hvor meget tid der bliver brug på repetitive opgaver som denne, er resultatet ofte skræmmende.

Når et BI-team laver løsninger til forretningsbrugerne, er der derfor mindst tre gode grunde til at sikre, at behovene hos brugeren bliver ordentlig afdækket: Efterlades brugeren med en oplevelse af, at de selv skal gøre arbejdet færdigt, er der grobund for utilfredshed og for mange virksomheder også en rigtig dårlig business case i form af tidsanvendelse på opgaver, som ikke i sig selv skaber værdi.

Som BI-team skal vi derfor altid sikre, at vi bruger tid på at forstå den jobsituation, som brugerne skal anvende data i:

  • Spørg ind til grupperinger, inddelinger og de typiske filtre, data skal analyseres i
  • Sørg for at sikre at alle de data, som er nødvendige for at få hele analysen på plads, er bygget med ind i løsningen. Det gælder også historik i data og historik i stamdata
  • Spørg også til det færdige produkt så man sikrer, at man går det sidste stykke for at give brugerne den visuelle præsentation, de har brug for

Måske kunne det her også være interessant for dig: