Projekbeskrivelse

Intelligente budgetter
frigør tid til projekterne

– Erhvervsstyrelsen er begejstret for deres nye
budget- og planlægningsløsning IBM Cognos TM1.

Læs mere her

Hundredvis af budgetter

Erhvervsstyrelsen støtter virksomheder over hele Danmark, håndterer 450 projekter fordelt på 27 kontorer, har 600 ansatte og er ansvarlig for et årligt budget på 600 millioner kroner samt en række danske bevillinger og EU-tilskud. Som et statsligt organ er Erhvervsstyrelsen således altid under pres for at levere størst mulig værdi inden for det givne budget.

Alle 450 projektledere har deres eget budget, men Erhvervsstyrelsen er ansvarlig for de overordnede udgifter og er forpligtet over for regeringen til at oplyse, hvordan skattekronerne giver værdi ude i erhvervslivet. Derfor er det afgørende, at Erhvervsstyrelsen har en robust og driftssikker budgetteringsproces for alle projekter, og at de forskellige processer i samarbejdet med projektlederne kører optimalt.

Tidskrævende regneark

Indtil for nylig var deres budgetteringsproces baseret på de klassiske regneark, som blev udarbejdet individuelt og sendt til hver enkelt projektleder. Den store mængde data, som kom retur til Erhvervsstyrelsen, blev efterfølgende samlet og konsolideret manuelt af Styrelsens økonomiteam.

Denne gamle regnearksløsning var både sårbar over for menneskelige fejl og enormt tidskrævende: Hver version af budgettet tog i alt fire dage at udarbejde, og hele budgetforløbet tog over to uger. Den langvarige proces havde desværre også den konsekvens, at der ikke var nok tid til at løbe tallene igennem med den enkelte projektleder og sikre, at deres budgettet levede op til alles forventninger.

Valg af ny løsning

De mange ulemper ved regnearksløsningen gjorde, at Erhvervsstyrelsen for nylig besluttede at gå over til en mere intelligent og effektiv løsning. Valget faldt efter mange overvejelser på budget- og planlægningssystemet IBM® Cognos ® TM1®, som blev implementeret sammen med Kapacity, der er IBM Business Partner.

Erhvervsstyrelsen var især meget begejstrede for muligheden for at integrere deres eksisterende budgetteringsproces ind i systemet, så man dermed undgik at skulle introducere en helt ny proces.

I dag logger projektlederne ind på en sikker web-portal og taster deres tal direkte ind i IBM-løsningen. På den måde er økonomiteamet altid opdaterede på manglende indberetninger og skal ikke bekymre sig om forsvundne regneark eller forældede versioner.

Læs mere om IBM Planning Analytics

Mere tid til projektlederne

Hver budget-iteration tager nu kun en halv dag, takket være hurtigere dataindsamling og automatisk konsolidering. Når al data er indsamlet, kan økonomiteamet med enkelte klik konsolidere og udarbejde en ny version af budgettet – en proces, der normalt ville have taget yderligere to dage. Det betyder, at Erhvervsstyrelsen nu har meget bedre tid til at diskutere og revidere budgetterne med de enkelte projektledere og sikre, at organisationens overordnede målsætninger nås.

Erhvervsstyrelsen var meget imponeret over Kapacity-konsulenternes kompetencer og viden især inden for business analytics og business intelligence, og økonomiteamet har med stor succes nu gennemført flere kvartalsvise budgetforløb i deres nye og intelligente budgetteringssystem.

Om Erhvervsstyrelsen

Erhvervsstyrelsens opgave er at gøre det nemmere og mere attraktivt at starte og drive virksomhed i Danmark.

Målet er at fjerne administrativt bøvl og stille ressourcer til rådighed for dem, der har ambitioner, vilje og mod til at skabe vækst, men mangler viden, netværk eller kapital for at komme ud på markedet.

Erhvervsstyrelsen arbejder også for bæredygtig vækst ved at fremme god ledelse og pålidelig regnskabsinformation, f.eks. ved at gøre det nemmere at overholde lovgivningen gennem enkel regulering.

Erhvervsstyrelsen er en del af Erhvervs- og Vækstministeriet og har ca. 600 medarbejdere, hvoraf de fleste er placeret på Erhvervsstyrelsens kontor på Langelinie.

Læs mere på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.