Projekbeskrivelse

CBS får ny økonomiløsning og tilhørende BI-fundament

Med det nye BI-fundament kan CBS videreudvikle på baggrund af et standardiseret framework.

Udskiftning af centrale kildesystemer

Copenhagen Business School er Danmarks største uddannelses- og forskningsinstitution inden for samfundsvidenskab og erhvervsøkonomi med ca. 20.000 studerende og 1500 medarbejdere. Til at understøtte CBS’ beslutningstagnings- og udviklingsprocesser udstiller afdelingen Business Information & Analytics data og rapporter til ca. 1.500 Power BI-brugere, som bidrager til at sikre den tværgående sammenhæng i data og processer i organisationen.

CBS havde i flere år ønsket at opgradere deres økonomi- og forretningssystem til Navision Stat, som er det statslige decentrale økonomistyringssystem. Før dette ønske kunne realiseres, var der dog behov for en større tilpasning og udskiftning af deres systemer samt BI-fundament. Opgraderingen til Navision Stat medvirkede nemlig en udskiftning af fem af CBS’ helt centrale kildesystemer, som var afhængige af hinanden og derfor skulle opgraderes på samme tid.

”Et af succeskriterierne var, at vi skulle afrapportere relativt hurtigt, efter vi gik i luften med projektet. Så vi kunne ikke vente på, at løsningen faldt på plads, og at alle kildesystemer blev implementeret, før vi kunne begynde at udvikle rapporteringsløsningen. Derfor var det nødvendigt at have Kapacity med; så der hele tiden blev udviklet i takt med, at det resterende projekt bevægede sig fremad”, fortæller Kristian Dyhr, CFO i CBS.

CBS

Foto: Jakob Boserup/CBS

Teknisk migreringsprojekt blev til forretningsudvikling

Kapacity fik til opgave at hjælpe med at migrere CBS’ eksisterende BI-løsning til ny løsning, men det blev hurtigt tydeligt, at der var en del ubekendte, som skulle afklares, før der for alvor kunne sættes skub i projektet:

”Det var ikke muligt at arbejde op mod deadlines, fordi der var så meget, som skulle afklares undervejs. Vi blev derfor enige med Kapacity om at arbejde med bevidstheden om at holde scenarier åbne og velkomme alle ændringer. Det var på mange måder en iterativ proces”, fortæller Mette Dybkjær, Teamchef, Business Information & Analytics i CBS.

Opgraderingen af deres kildesystemer inkluderede bl.a. en opdatering af følgende dataområder:

  • Regnskab- og økonomistyring

  • Budgettering

  • Sagsstyring

  • Kursistbetalinger

  • Ressourcestyring

  • Løn allokering/opfølgning

Fordi kildesystemerne var så centrale, udviklede projektet sig hurtigt fra at være et teknisk migreringsprojekt til også at indeholde en del forretningsudvikling. Udover Kapacity var der tre andre konsulenthuse tilknyttet CBS, som på samme tid byggede på hver deres kildesystem. Der var derfor et stort behov for at se tingene på tværs af processer og afdelinger:

”Kapacity var gode til at styre dialogen frem mod resultatet med de andre eksterne konsulenter. De var meget rettet mod at få slutløsningen i mål. De er ikke kun tekniske håndværkere, men har også forretningsvendte kompetencer, så der bliver tolket mellem programmører og forretningen”, fortæller Kristian Dyhr.

Der opstod et tæt samarbejde mellem CBS og Kapacity med ugentlige møder med stor transparens fra begge parter, hvor udfordringer og fremskridt kunne drøftes. Alle projektets leverancer blev timeboxet med to ugers udvikling efterfulgt af 1 uges test. På den måde blev der konstant leveret bidder af projektet til CBS under hele udviklingsprocessen.

CBS

Foto: Bjarke MacCarthy/CBS

Styr på BI-fundamentet

Starten på projektet gik med at få tegnet de overordnede streger op for at skabe en fælles forståelse for, hvad CBS havde brug for. Der blev bl.a. lavet forskellige arkitekturdesigns til afklaring af hvilke kildesystemer, der allerede indeholdte eller skulle indeholde diverse master- og transaktionsdata, som andre systemer kunne abonnere på – og dermed sikre datakonsistens til brug for BI-løsningen og CBS’ systemlandskab.

Selvom projektet var større, end CBS oprindeligt havde forventet, har de nu fået bygget et rigtig godt fundament at arbejde videre på.

”Projektet med Kapacity har virkelig været med til at udfordre og styrke modenheden i måden at arbejde på samt videreudvikle vores kompetencer på BI-fronten. Vi er blevet mere beviste om, hvad det kræver at kunne styre sådan et projekt i fremtiden; det kræver modne dataområder og behov samt anerkendelse af ikke at nå alt 100% i første runde”, fortæller Mette Dybkjær.

Standardiseret måde at arbejde på

Med et tæt samarbejde, stor ledelsesopbakning hos CBS og villighed til ændring, er det lykkedes at komme i mål med velfungerende kildesystemer og et BI-fundament med standardiserede arbejdsgange, som kører uden problemer:

”Vi har fået en løsning, som virker ud i huset. Derudover har vi på BI-siden fået et meget bedre grundlag for vores eget arbejde. Vi har nu en forbedret standardiseret måde at arbejde på, og vi holder mere aktivt øje med de jobs, der kører, så vi er bedre forberedte på at reagere, såfremt der skulle opstå udfordringer”, siger Mette Dybkjær.

Det nye BI-fundament og tilhørende udviklingsprocesser blev overleveret over to måneder, hvor en konsulent fra Kapacity blev tilbage som implementeringsstøtte et par dage om ugen for at klæde CBS’ tekniske kompetencer på til de nye processer. Dermed kunne CBS løbende begynde på videreudvikling med en konsulent på sidelinjen.

Vi har ikke haft behov for at ringe til Kapacity siden overleveringen, hvilket er enormt positivt og et tegn på, at løsningen kører stabilt, og at der har være en grundig og seriøs inddragelse i de sidste faser. Det er en kæmpe gevinst, at vi ikke har været afhængige af konsulenter efterfølgende.

Kristian Dyhr, CFO i CBS

CBS

Foto: Bjarke MacCarthy/CBS

Om CBS

Copenhagen Business School blev oprettet i 1917 og blev en integreret del af det danske uddannelsessystem i 1965.

I dag er CBS et af Danmarks 8 universiteter og har 20.000 studerende og ca. 1500 medarbejdere, forskere, ph.d. studerende og administrativt personale.

Læs mere på CBS’ hjemmeside

Vil du i gang? Det vil vi også

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder: Udfyld formularen eller tag fat i Søren – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Søren Toft Joensen
Partner & CCO
+45 26 30 90 01
stj@kapacity.dk