Master Data Management – understøtter din digitale transformation

Hvad er Master Data?

Master Data er kerneoplysninger og informationer, der anvendes på tværs af en organisation. Mange forskellige informationskilder giver ofte dubletter i data uden enighed om definitioner og kvalitet, hvorfor det er vigtigt at have et fokus på Master Data Management (MDM).

Vi skal vide, hvem kunderne er, og hvad de har brug for

Master Data, også kaldet stamdata, anvendes bredt i organisationen og grundlaget for data i virksomhedernes forretningsprocesser, såsom indkøb, logistik, salgs, marketing, økonomi og HR, og derfor ofte en kritisk type af data. Det er derfor vigtigt at virksomhederne har indført en styring og kontrol, der sikrer at Master Data til en hver tid er opdaterede og retvisende.

Organisationer er afhængige af flere systemer og platforme til at drive deres forretning. Hvis ikke disse mange systemer er ordentligt integreret, vil der opstå flere versioner af den samme information, og man vil komme til at kæmpe med forældede, usammenhængende og ufuldstændige data. Håndtering af dårlige og inkonsekvente data kan have betydelige konsekvenser for virksomheden og dens medarbejdere i form af store mængder manuel dataoprydning, og det bliver i sidste ende en udfordring at få medarbejderne til at arbejde imod det samme mål.

Konsekvenserne er dog ikke begrænset til ens egen organisation. Det kan nemlig også påvirke ens kunder. Mistede ordrer, faktureringsfejl, fejlleverancer og meget mere kan være til stor gene for kunderne, leverandører og samarbejdspartnere og man risikerer dårlige anmeldelser, overbebyrdet kundeserviceafdeling, mistede forretningsmuligheder og meget mere.

Uanset om man opererer med flere systemer eller ej, er der ingen tvivl om, at der kræves mere og mere af vores data. På samme tid forventer kunderne også mere og mere af os og det data, vi ligger inde med; vi skal vide, hvem de er, og hvad de har brug for. Det bliver dermed kun vigtigere i fremtiden at have et fokus på Master Data Management.

Hvorfor er Master Data Management vigtigt?

Når vi bruger stamdata fra forskellige kilder og systemer, løber vi ofte ind i problemer med dubletter og inkonsistente data. Uanset om det skyldes ufuldstændige data, ændringer der sker over tid eller andet, er dette et stort problem for enhver virksomhed, der er afhængig af store mængder data. Det kræver nemlig mange ressourcer konstant at vedligeholde sine data, og det er ikke alle virksomheder, der har ressourcerne til dette.

Inkonsistente data på tværs af en organisation skyldes ofte en manglende integreret tilgang til data. Det kan både skyldes mangel på relationer på tværs af domæner, f.eks. leverandør, kunde, produkt osv. samt mangel på integrationer mellem de systemer, der anvender de samme data.

MDM gør det muligt for virksomheder at administrere og udnytte data, der understøtter den digitale transformation. Det skaber en komplet end-to-end-løsning, der i sin helhed muliggør at data effektivt bliver indsamlet, konsolideret, renset, kontrolleret, beskyttet og delt med relevante interessenter. Derudover giver MDM en helhedsorienteret adgang til produkt-, kunde-, medarbejder- og leverandørdata m.fl. Alt dette gør det muligt at træffe datadrevne beslutninger, der fremmer innovation og giver bedre forretningsresultater.

MDM forbedrer datakvaliteten, hvilket kraftigt kan reducere ressourcespild og lønomkostninger. Specifikt for kunder kan troværdige data desuden muliggøre personlig, kundefokuseret og målrettet kommunikation med en god kundeoplevelse som følge heraf.

Hvordan starter du din Master Data Management-rejse?

Identificer udfordringerne

Implementering af MDM i din organisation kræver, at alle datarelaterede udfordringer bliver identificerede, og konsekvensen af dem forstået, for at bringe dem på linje med visionen for din organisation. Denne proces vil hjælpe på vejen mod en god MDM-strategi, som passer til lige netop din organisations behov.

Tag små skridt

Det er vigtigt at tænke stort, men det er lige så vigtigt at tage små skridt og implementere MDM-strategien i flere faser. Det er også vigtigt at tænke skalerbarhed under implementeringen. Selvom projektet bør starte i de små, bør I stadig udforme en oversigt og plan for, hvordan alt data i fremtiden bliver inkluderet, samt hvor meget kompleksiteten i den data kommer at vokse. Dette gøres for at undgå datasiloer, som i sidste ende resulterer i de samme problemer, som projektet var ment til at løse.

En vedvarende proces

MDM er altså ikke en datarens, der kun finder sted én gang, men en proces der har til formål at hjælpe din virksomhed med skabe et fælles og konsekvent sprog til data- og informationsterminologi. MDM sikrer, at værdifulde data administreres på en sikker måde på tværs af hele virksomheden. Det sikrer desuden, at data kan bruges til kritiske forretningsprocesser og beslutningstagning. Dermed bliver det også vigtigt at kigge på Data Governance i forbindelse med MDM.

Samarbejde er vigtigt

Et MDM-projekt spænder ofte over forskellige enheder på tværs af forretningen. Derfor afhænger projektets succes ofte af samarbejdet mellem alle de enheder, der leverer input og udvikler løsningen. At involvere virksomhedens forskellige interessenter giver dem samtidig muligheden for, og fornemmelsen af, at være en del af organisationens beslutningsprocesser.

Data Governance

Data Governance består af en række elementer, der balancerer medarbejdernes frihed til at lave og ændre analyser og rapporter samt den nødvendige kontrol med data, der sikrer et fælles billede af situationen – “one set of numbers”.

En stærk Data Governance-strategi er egnet til at udføre koordineret og systematisk tilsyn med datarelaterede beslutninger i hele organisationen. Data Governance sikrer fortrolighed, integritet og tilgængelighed af data ved at reducere de risici, der er forbundet med data. Derudover tilføjer det også en gennemsigtighed omkring, hvordan data administreres, hvem der genererer dem og hvem der benytter dem.

Der ses en stigning i antallet af virksomheder, som ønsker at være datadrevne og dermed opnå konkurrentmæssige fordele ved at forvalte deres data bedre end deres konkurrenter. Et af de første skridt på rejsen mod at blive datadrevet er at opbygge en stærk Data Governance-strategi som en integreret del af den overordnede virksomhedsstrategi.

Før strategien kan indføres, er det nødvendigt at anerkende og håndtere de adfærdsændringer, der er nødvendige, for at opbygge en vellykket ramme omkring strategien.

Datakvalitet og en datadrevet kultur

Datakvalitetsudfordringer kan opstå på baggrund af flere forskellige ting: fejlindtastninger af ansatte eller kunder, mangel på standarder for indtastning af data, migration af data til nye systemer, osv. De fleste fejl opstår dog på baggrund af menneskelige årsager.

Det handler ikke kun om at forbedre datakvaliteten og rette op på eksisterende fejl, men om hvordan man i første omgang kan forhindre den manglende datakvalitet. Hvis din organisation ikke har retningslinjer for dataindtastning, eller jeres regler er blevet forældede, efterhånden som virksomheden er vokset, er det en god idé at gennemgå de eksisterende problemer og se på, hvordan retningslinjerne kan opdateres og systemer konfigureres.

Ligesom at arbejde med MDM, så er arbejdet med datakvalitet ikke en engangs-datarens, men bør være en vedvarende prioritet.

En vigtig del af implementeringen af MDM, og andre Data Management-initiativer, er at skabe en datakultur, hvor data ses som et aktiv, og hvor hver medarbejder er oplyste om, hvorfor det er vigtigt at sikre data af høj kvalitet.

Udfordringer i at skabe en datadrevet kultur er nemlig ofte kulturbaserede og ikke tekniske. At blive datadrevet kræver dermed først og fremmest et skift i tankegange, holdninger og vaner.

Vil du vide mere om Master Data Management?

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder: Udfyld formularen eller tag fat i Søren – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Søren Toft Joensen
Partner & CCO
+45 26 30 90 01
stj@kapacity.dk