Robotic Process automation (RPA) for økonomi

Intelligente automatiseringsløsninger, der letter arbejdet med manuelle og tidskrævende arbejdsprocesser i økonomiafdelingen.

Hvis det kan automatiseres – skal det automatiseres

Hverdagen for økonomiafdelingen er forbundet med mange transaktionstunge arbejdsopgaver, der gentages dag-for-dag, uge-for-uge, måned-for-måned og ofte er det vanens magt, der er årsag til, at måden hvorpå opgaverne løses ikke prioriteres. Desuden er arbejdsopgaverne ofte også personafhængige og skal udføres i forudbestemt rækkefølge. Manuelt håndterede arbejdsopgaver er derfor en flaskehals, og tommelfingerreglen bør derfor være at; ”hvis det kan automatiseres – skal det automatiseres” – til gavn for hele økonomiafdelingen.

Digitalisering og optimering af de operationelle arbejdsopgaver indenfor bogholderiet, såsom kreditorfakturahåndtering, udgiftsbilag, tidsregistrering, lønadministration, fakturering, betalinger, afskrivninger på anlæg med videre, skal løbende optimeres og erstattes med gode, digitale løsninger til at automatisere og håndtere de grundlæggende, transaktionsbærende processer, så de ikke giver forsinkelser i arbejdsprocesserne og fejl i rapporteringen.

Automatisér med RPA: Robotic Process Automation

En af de metoder, der kan tages i brug, når økonomiopgaverne skal automatiseres, er RPA. RPA og kunstig intelligens (AI og Machine Learning) kan bruges som supplement i arbejdsprocesserne og lette meget af det manuelle arbejde med at identificere og løse fejlene og derved sikre større grad af nøjagtighed i de regelbaserede og transaktionstunge arbejdsprocesser.

Forsimplet sagt, kan RPA bruges af økonomifunktionen delvist, med henblik på at:

Hvad kan automatiseres med RPA?

Overordnet set, er en opgave egnet til RPA, hvis følgende forhold er til stede:

  • Meget manuel og gentagende
  • Regelbaseret
  • Lav grad af undtagelser
  • Høj volumen
  • Moden og stabil proces

Men der er også andre faktorer, der spiller ind – såsom datatyper, systemer, IT opgraderingsplaner, ressource besparelser samt omkostninger forbundet ved indførelsen af RPA. Det er derfor vigtigt løbende at tage disse indirekte faktorer med i betragtning.

Kom i gang med RPA

For at komme i gang med RPA i økonomiafdelingen er det en god idé at få lavet et overblik over potentialet, der passer på jeres arbejdsprocesser. At nå frem til potential-kortet behøver ikke være en lang analyseproces. Start med at få tegnet et kort over jeres centrale arbejdsprocesser og påsæt indikation af det forventede potentiale.

Når potentialekortet er lavet, kan arbejdet med at identificere hvilket opgaver, der er specifikt egnet til RPA påbegyndes, og senere bruges kortet til status på fremdriften af RPA-implementeringen.

Overvejelser for en god start

  • Start med simple processer til proof-of-concept – såsom indtastningsopgaver
  • Forsøg ikke at automatisere hele processen, men fokusér på de dele, der giver størst effekt med mindst indsats
  • Afgræns jer indledningsvis til interne arbejdsprocesser i økonomiafdelingen, der kræver mindst mulig involvering på tværs af organisationsskel i jeres virksomhed
  • Udvid stille og roligt scope med opgaver der omfatter flere handlinger såsom indtastning, afstemning og arkivering
  • Tænk agilt og iterativt, så I ikke får igangsat for meget på én gang
  • Husk at forandringer generelt optager mere tid og ressourcer og kræver planlægning, der sikrer involvering og ejerskab hos de berørte medarbejdere

Vil du vide mere om RPA?

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder: Udfyld formularen eller tag fat i Stig – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Stig Thougaard
Senior Commercial Advisor, Digital Strategy
+45 31 63 29 21
sth@kapacity.dk