Business Intelligence rapportering

Rapportering er kernedisciplinen i Business Intelligence

I de fleste organisationer er der en bred skare af brugere på et Business Intelligence-værktøj, alle med vidt forskellige behov for indsigt. Det er derfor vigtigt at overveje, hvem der er målgruppen for virksomhedens rapporter og dashboards og designe historiefortællingen i den enkelte rapport, så den på enklest vis giver den nødvendige indsigt.

Her på siden kan du læse nærmere om de fem overordnede punkter, der danner rammerne for god Business Intelligence rapportering.

Målgrupper

Som nævnt findes der i de fleste virksomheder et meget forskelligartet behov for præsentation af data.

Ledelsen vil typisk have brug for KPI’er, der let og hurtigt giver et overordnet overblik over den nuværende situation. Analytikere har brug for at kunne dykke dybere ned i tallene og forstå årsag og sammenhænge, og se på detaljerne bagved trends.

Salgsorganisationen har brug for på daglig basis at følge med i egen performance. En afdelingsansvarlig har brug for at følge op på omkostningsbudget og specifikke KPI’er for dennes afdeling. En produktionsansvarlig har behov for at kunne følge med i, om deadline overholdes og om målsætninger nås.

Og der findes adskillige andre roller med behov, der – hvis de dækkes – er med til at sikre, at beslutninger tages på det bedst mulige grundlag i hele organisationen.

Hos Kapacity opdeler vi typisk brugerne i disse fire kategorier:

Normalt får ledelsen “faste rapporter” med f.eks. P&L information med en vis grad af mulighed for filtrering f.eks. på periode eller forretningsenhed, samt dashboards med overblik og KPI-information. Mobile og offline rapporter kan også tilføjes f.eks. til daglig opfølgning på salgstal på specifikke KPI’er.

Denne profil har behov for den samme information som ledelsen, men med flere funktioner til at bore ned i detaljer og den mere frie form for self-service-adgang, typisk leveret via Excel til en back-end af modellerede data eller en sandkasse med ubearbejdede data.
Disse brugere skal have skræddersyet adgang til data, der understøtter deres jobfunktion og de spørgsmål, de skal have svar på i deres daglige arbejde. Det kan være i form af både faste rapporter med diverse filtre og dashboards med mulighed for at bevæge sig fra et overblik til de detaljerede transaktioner, som overblikket kommer fra.
Endelig har mobile jobroller som sælgere eller teknikere brug for skræddersyet adgang til deres kunders data i et format, der er egnet til tablet eller mobil adgang og til at dele med kunden, når de er på besøg. Ofte er der også et behov for at kunne tilgå data offline på grund af begrænset forbindelse.

Medier og kanaler

Der findes i dag et utal af muligheder for at få præsenteret data. I et call center kan det være en stor skærm med fælles nøgletal eller måske indlejret i en fælles intranet portal, mens andre har brug for et mere simpelt dagligt overblik i en pdf-fil, eller en hurtig KPI-indsigt via et mobilt dashboard.

Analytikeren derimod har som oftest brug for at arbejde i et værktøj, hvor det er muligt at dykke helt ned i detaljen omkring de enkelte nøgletal og måske sammensætte dette med eksterne data eller andre data, som er forskellige fra gang til gang.

De Business Intelligence-platforme, vi arbejder med i Kapacity, understøtter alle de gængse medier og kanaler fra e-mail distribution, Excel-, portal- og mobil adgang til indlejring i egne websider eller operative systemer som f.eks. et CRM eller Call center system.

Business Intelligence rapportering

Visualisering

TARGIT - Report

Viste du, at vores hjerne afkoder meget hurtigere, hvis vi arbejder bevidst med at gruppere informationer visuelt i blokke? Eller at vi rent instinktivt afkoder kontraster, før vi læser indhold? Der er en række visuelle tricks, som handler om brug af farver, gruppering, kontraster, sortering, genkendelighed og navigation, som signifikant øger brugeradoption og dermed i sidste ende den værdi, vi får ud af vores Business Intelligence-løsninger.

Sammen med målrettet fokus på den historie, rapporter og dashboards skal fortælle for bedst muligt at understøtte en virksomheds forretningsstrategi og initiativer, er visualisering et kraftfuldt værktøj i forhold til at sikre, at de vigtigste facts bliver præsenteret på en måde, så modtageren nemt kan identificere dem og bruge dem som beslutningsgrundlag.

Læs mere om Business Intelligence visualisering her

Data Governance

Data Governance består af en serie af elementer, der balancerer medarbejdernes frihed til at lave nye og ændre analyser og rapporter og den nødvendige kontrol med data, der sikrer et fælles billede af situationen – “one set of numbers”.

For at få succes med et centralt Data Warehouse, som alle dele af virksomheden tager til sig og som kan udvikles og skabe værdi for forretningen, anbefaler vi at designe en arkitektur, der giver mulighed for fleksibilitet og beskrive den proces, som data går gennem, fra den helt åbne og fleksible self-service analyse til den robuste, veldokumenterede månedsrapport, som sendes til bestyrelsen.

Mange nye dashboards eller forbedrede rapporter eller analyser kan starte i et sandkassemiljø som en test af en idé, og hvis de giver den ønskede indsigt efter en række iterationer, kan de gøres til f.eks. markedsspecifikke rapporter eller fælles virksomhedsrapporter og distribueres til alle enheder via en fælles platform.

Med denne tilgang kan en rapports eller et dashboards livscyklus også beskrives: Starter som en ide eller hypotese, bliver en ofte benyttet rapport i en afdeling, bliver en virksomhedsrapport, hvis fordelene og betydningen går ud over den individuelle afdeling, for til sidst måske at blive skrottet, hvis den mister sin betydning eller ikke bliver brugt mere.

Self-Service Business Intelligence

Self-service i forbindelse med valg af Business Intelligence-teknologier har de senere år været et af de primære forretningskrav, virksomheder fokuserer på.

Det giver god mening at sikre, at der er muligheder for både at have standardrapportering og mulighed for selv at danne analyser, men erfaringerne viser, at begrebet ”self-service” betyder meget forskellige ting for både forskellige virksomheder og for forskellige brugere.

Hvis en virksomhed er vant til at basere sin rapportering på distribuerede PDF-rapporter, så vil muligheden for at se de samme data i en dynamisk rapport med mulighed for at filtrere på f.eks. perioder, lande, produktkategorier eller lignenede opleves som ”self-service” for nogen. Er man derimod forretningsanalytiker eller Data Scientist og vant til at sammenstille dataanalyser på kryds og tværs, så vil forventningen til et self-service-værktøj være langt mere avancerede.

Det handler derfor om at levere self-service i det rigtige niveau til de forskellige brugerprofiler. Uanset hvor avanceret self-service en organisation har brug for i deres Business Intelligence-løsning, så vil forståelsen af data og den logik, som skal til for at bygge meningsfyldte analyser være en forudsætning for at kunne stole på de resultater, der kommer ud af self-service-analyser. Her kommer en solid Governance-proces ind som sikring af, at alle ved, hvad grundlaget har været for en analyse.

Du kan læse med om Data Governance processer i afsnittet ovenfor.

Læs evt. mere om Self-Service Business Intelligence i vores blogindlæg Self-Service BI – hvad betyder det for forskellige brugere?

Kursus i Business Intelligence visualisering og rapportering

Business Intelligence rapportering

Kapacity har udarbejdet et dagskursus, som hjælper dig med at strukturere indsamlingen af rapporteringskrav og sikre, at dine dashboards designes, så de er lette at aflæse og understøtter de opgaver, som brugeren skal løse.

Kurset afholdes løbende hos Kapacity i København, Aarhus og Kolding.

Læs mere om kurset her

Vil du vide mere, eller skal vi mødes og tale om Business Intelligence rapportering?

Sidder du tilbage med uafklarede spørgsmål om Business Intelligence rapportering, eller kunne du tænke dig et uforpligtende møde, hvor vi kan gennemgå mulighederne for din virksomhed?

Så udfyld formularen og vent et øjeblik på, at vi kontakter dig.

Blogindlæg om Business Intelligence