En kendt problematik i forbindelse med BI-projekter er manglende samarbejde mellem forretningen og BI-teamet/IT. Se vores opskrift på et godt BI-teamwork her.

Samarbejde mellem forretning og IT-profiler giver i mange sammenhænge udfordringer, men lige præcist for Business Intelligence-området kan dette være ekstra udtalt, fordi netop denne disciplin kræver stor forretningsforståelse for at lykkes.

Ud fra de oplevelser, vi har haft i forbindelse med BI- og datastrategiopgaver, tegner der sig et billede af, at samarbejdsproblemerne kommer fra flere forhold:

  • Generel kommunikation og viden om BI-teamet og dets opgaver
  • Behov for en beskrevet metode for samarbejde
  • Et kompetencegab mellem forretningens forventninger og BI-teamets muligheder

Kommunikation og viden om BI-teamet

I flere tilfælde end man tror, oplever BI-teams i store og mellemstore virksomheder, at kollegaerne i andre divisioner eller afdelinger faktisk ikke ved, hvem der står for rapporterings- og analysesystemer. Ofte har man lokale go-to personer, og man ved derfor ikke, hvilket setup der reelt findes – hverken i forbindelse med nye projekter og support eller tilretning af eksisterende systemer.

I sådanne situationer er det vigtigt, at ledelsen af et BI-team kommunikerer ”at de findes”, hvad de kan hjælpe med og hvilke arbejdsgange og processer der kan bruges til at få hjælp. Intern markedsføring kan være nødvendig, og dette bør være noget som gentages løbende. Både i forhold til hvad man har ansvar for, men også hvad man opnår i form af kommunikation af succeshistorier omkring de løsninger, man leverer til brugerne.

Ofte vil det også være nødvendigt at få beskrevet, hvilke roller og ansvar BI-teamet har i forhold til de opgaver, de løser sammen med forretningen: Dialog om muligheder, specifikation af projekter, uddannelse og support.

Metode for samarbejde

En anden observation er, at der er en tendens til, at forretningen kontakter de samme personer i BI-teamet. Disse personer er enten nogle, man ”kender fra før” eller dem, der opleves som nogen, der ”fikser”, hvad man nu måtte ønske sig hjælp til.

Det er selvfølgelig fint, at der er forskellige roller i et BI-team, hvor nogle har mere kontakt med forretningsbrugerne end andre, men det kan også dække over, at der ikke er lavet en eksplicit beslutning om, hvordan samarbejdsformen skal være, og/eller at denne ikke er kommunikeret.

Det er vores erfaring, at det giver en lettere samarbejdsform, når det er dokumenteret og kommunikeret, hvad BI-teamet tilbyder af opgaver. Med udgangspunkt i det bør der samtidig listes et sæt af kompetencer, som BI-teamet må have for at kunne understøtte disse opgaver.

Det er ekstra vigtigt at have en fast dokumenteret samarbejdsmodel ved opgaver som vedrører indsamling af nye forretningsbehov og ændringsønsker, projektleverance, uddannelse og support. Derudover gør det BI-teamets eget arbejde lettere, hvis der også er en model for generel support af forretningsenhederne – en art ”account management model” og en fast skabelon for den løbende kommunikation til de forskellige interessenter.

Kompetencegab

En af de hyppigste udtalelser, vi møder fra forretningen, er en forventning om, at BI-teamet forstår deres processer og kan sparre med dem om, hvad man kan i BI-sammenhæng. Ofte forstår forretningen ikke de muligheder, et Enterprise Data Warehouse giver, eller hvad man kan med en dashboard front-end fremfor Excel – og der forventer de, at BI-teamet kan give dem gode ideer. I nogle sammenhænge kan BI-teamet have disse kompetencer, men i andre organisatoriske setups kan det være nødvendigt at arbejde med en model, hvor BI-teamet har et løbende tæt samarbejde med en analytiker eller business controller fra hvert område. I det samarbejde kan man dække både forretningsforståelse og teknologimuligheder. Analytikerne bliver således virtuelle medlemmer af BI-teamet, og sammen udvikles den fælles forståelse omkring mulighederne, som udvikler forretningen ved hjælp af data.

En anden problemstilling relaterer sig til brug af BI-løsninger og især dashboard og self-service scenarier. Her kan brugerne have brug for forretningsmæssig sparring omkring de resultater, de kigger ind i, så der bliver brug for en anden slags support end den klassiske fejlrapportering. Forretningsbrugerne skal kunne komme med deres dashboard og gå det igennem med en BI-person, få råd og vejledning om forståelse af data og yderligere brug af f.eks. filtre og specifikke dashboard-funktionaliteter.

På mange måder handler succesfuldt BI-teamwork om at få sat hjørneflagene for den bane, man spiller på med klare og kommunikerede processer, roller og ansvar samt at sikre en fælles forståelse af, hvad der kan forventes, og hvad der ydes. Endelig vil det for de fleste BI-teams være vigtigt at følge med forretningens forventninger løbende, idet disse ændrer sig med den dataanvendelse og -modenhed, som organisationen udvikler over tid.

Skal vi mødes og optimere jeres BI-teamwork?

Vil du have et tjek af din virksomheds forretnings- og BI-samarbejde, så book et uformelt møde med Kapacity.

Book et møde med Kapacity her

Måske kunne det her også være interessant for dig: